Polityka prywatności Domuris

1. Kim jesteśmy

Administratorem danych osobowych jest Domuris, twórca i operator projektu Domuris (Warszawa, Polska). Dane rejestrowe (NIP po rejestracji działalności gospodarczej) oraz pełne dane kontaktowe administratora podajemy w umowie powierzenia danych (DPA) i udostępniamy na żądanie.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem e-mail: rodo@domuris.com.

2. Jakie dane przetwarzamy

Domuris przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa biura, niezbędne do świadczenia usługi.
Dane komunikacji: numery telefonów i adresy e-mail klientów biura, treść wiadomości SMS i e-mail, przetwarzane w celu automatycznej odpowiedzi i przekazania konwersacji agentowi.
Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, znaczniki czasowe, przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.
Dane weryfikacji publicznego demo: Cloudflare Turnstile może otrzymać adres IP, informacje o przeglądarce i sygnały bezpieczeństwa wyłącznie w celu ochrony publicznego demo przed nadużyciami. Treść wiadomości wpisanej w demo nie jest dołączana do żądania weryfikacyjnego Turnstile.
Dane przesyłane przez publiczną stronę: Cloudflare Worker pośredniczy w bezpiecznym przekazaniu żądań do Domuris, dlatego przetwarza w tranzycie adres IP, nagłówki techniczne i treść żądania, w tym treść wiadomości wpisanej w demo. Zakres ten służy dostarczeniu żądania i ochronie przed nadużyciami.
Dane ofertowe: informacje o nieruchomościach dostarczone przez biuro, przetwarzane jako baza wiedzy dla AI.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzamy w następujących celach:

Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), aby Domuris mógł odpowiadać na wiadomości klientów.
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), przechowywanie danych dla celów podatkowych i księgowych.
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), zapewnienie bezpieczeństwa systemu, diagnostyka błędów, ulepszanie produktu.
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w przypadkach, gdy osobno wyrazisz zgodę (np. na otrzymywanie newslettera).

4. Komu powierzamy dane

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:

Dostawcy infrastruktury: Amazon Web Services (AWS), region UE: Frankfurt (eu-central-1).
Dostawcy AI: Anthropic przez AWS Bedrock lub równoważny dostawca uzgodniony z biurem, wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi. Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
Dostawcy SMS: SMSAPI.pl, w celu wysyłki wiadomości SMS.
Dostawca e-mail: serwer SMTP skonfigurowany przez biuro, w celu wysyłki wiadomości e-mail.
Dostawca ochrony przed nadużyciami: Cloudflare Turnstile, wyłącznie dla publicznego demo. Przetwarza ograniczone dane techniczne i sygnały bezpieczeństwa; treść rozmowy nie jest dołączana do żądania weryfikacyjnego.
Dostawca warstwy brzegowej: Cloudflare Worker/CDN przekazuje żądania publicznej strony do Domuris i w tym celu przetwarza w tranzycie dane techniczne oraz treść żądania, w tym wiadomość wpisaną w demo.
Dostawca analityki publicznej strony: Google Ireland Limited, wyłącznie po dobrowolnej zgodzie na analitykę. Google Analytics 4 nie otrzymuje od nas treści formularzy, wiadomości ani danych kontaktowych wpisywanych przez użytkownika.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Przepływy danych i ewentualni podprocesorzy są potwierdzani w DPA przed startem produkcyjnym.

5. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres świadczenia usługi oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat dla dokumentacji księgowej). Konwersacje są automatycznie pseudonimizowane po upływie skonfigurowanego okresu retencji (domyślnie 365 dni od zamknięcia konwersacji), chyba że biuro ustawi inny okres lub nałoży blokadę prawną (legal hold).

Dane użytkowników i zdarzeń z Google Analytics 4 są przechowywane przez 2 miesiące. Resetowanie tego okresu przy nowej aktywności jest wyłączone. Ustawienie retencji nie usuwa zagregowanych raportów, które nie identyfikują konkretnego użytkownika. Okres działania plików cookie analitycznych opisujemy osobno poniżej.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu do danych, można uzyskać informację, jakie dane przetwarzamy.
Prawo do sprostowania danych, można poprawić nieprawidłowe dane.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), można zażądać usunięcia danych, a my usuniemy je w ciągu 30 dni, chyba że obowiązują nas przepisy nakazujące dalsze przechowywanie.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), można otrzymać kopię danych w formacie JSON.
Prawo do ograniczenia przetwarzania, można zażądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach.
Prawo do sprzeciwu, można sprzeciwić się przetwarzaniu danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
Prawo do cofnięcia zgody, w każdej chwili można cofnąć zgodę na przetwarzanie danych.
Prawo do skargi, można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na rodo@domuris.com.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Domuris wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego generowania odpowiedzi na wiadomości klientów. Decyzja o wysyłce odpowiedzi nie jest jednak podejmowana wyłącznie automatycznie, system reguł bezpieczeństwa weryfikuje każdą odpowiedź, a w sprawach wrażliwych (negocjacje cenowe, kwestie prawne, skargi) konwersacja jest automatycznie przekazywana do człowieka-agenta. Biuro może wyłączyć automatyczne odpowiedzi w panelu administracyjnym.

Aplikacja Domuris używa niezbędnych plików cookie oraz technicznych tokenów sesyjnych (JWT) przechowywanych w localStorage przeglądarki, wymaganych do działania konta zalogowanego użytkownika. Nie używamy analityki publicznej strony na ekranach logowania, w aplikacji po zalogowaniu, na stronach z tokenem rezerwacji ani w publicznym czacie agenta.

Analityka strony (Google Analytics 4). Google Analytics 4 uruchamiamy wyłącznie po dobrowolnej zgodzie na analitykę. Przed zgodą strona nie ładuje tagu Google Analytics, nie tworzy jego kolejki danych i nie wysyła do Google odsłon ani zdarzeń analitycznych. Cele reklamowe pozostają wyłączone. Zgodę można odmówić lub wycofać w dowolnym czasie przez link „Ustawienia analityki” w stopce. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

W ramach analityki przetwarzamy ograniczone dane techniczne i informacje o korzystaniu z publicznych stron: ścieżkę strony bez parametrów zapytania i fragmentu adresu, bezpieczny odsyłacz, typ zdarzenia oraz dozwolone informacje o źródle i umiejscowieniu działania. Google może także przetwarzać identyfikator analityczny, adres IP, przybliżoną lokalizację, typ urządzenia, system i przeglądarkę. Nie przekazujemy w zdarzeniach treści formularzy, imion, adresów e-mail, numerów telefonu, treści wiadomości, tokenów ani identyfikatorów biur.

Po zgodzie Google Analytics 4 może zapisać własne pliki cookie _ga i _ga_<identyfikator> służące do rozróżniania przeglądarek i sesji. Ich maksymalny okres działania wynosi 2 lata i jest odrębny od dwumiesięcznej retencji danych użytkowników i zdarzeń we właściwości. Po wycofaniu zgody Domuris blokuje dalsze zdarzenia i usuwa dostępne pliki cookie _ga z domeny strony.

Decyzję analityczną zapisujemy lokalnie pod kluczem domuris.analytics-consent.v1. Zapis zawiera wyłącznie wersję ustawień oraz wybór „udzielono” albo „odmówiono”, bez identyfikatora użytkownika. Pozostaje do zmiany ustawień, usunięcia danych witryny w przeglądarce albo zmiany wersji mechanizmu zgody; nieprawidłowy lub nieaktualny zapis nie uruchamia analityki.

Dostawcą jest Google Ireland Limited. Google może przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym zgodnie z obowiązującymi warunkami przetwarzania danych, odpowiednim mechanizmem transferowym i zabezpieczeniami umownymi Google. Podstawą uruchomienia analityki jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Publiczne demo zapisuje osobno w localStorage pseudonimowy identyfikator sesji publicznego demo pod kluczem domuris_public_demo_session_id. Nie jest tokenem JWT i nie uwierzytelnia użytkownika. Służy do zachowania ciągłości rozmowy demonstracyjnej oraz ograniczania nadużyć. Pozostaje w przeglądarce do czasu usunięcia danych witryny w przeglądarce albo wyczyszczenia go przez aplikację po wykryciu nieprawidłowej wartości.

9. Zmiany polityki prywatności

Wszelkie zmiany polityki prywatności będą publikowane na tej stronie. O istotnych zmianach poinformujemy z 30-dniowym wyprzedzeniem przez e-mail na adres administratora biura.

10. Kontakt

Kontakt w sprawie ochrony danych: rodo@domuris.com. Adres: Domuris, Warszawa, Polska. Telefon: +48 22 307 42 10.